Pour faciliter la gestion des notes de frais et contrôler les dépenses de l’entreprise, il existe des cartes de paiement pour différentes dépenses sur le terrain, des cartes virtuelles pour les achats en ligne et des cartes virtuelles plafonnées pour les différents paiements. Certes, des cartes de paiement associées à des applications intelligentes, que demander de plus.
Contrôler la finance de l’entreprise en toute sécurité
Pour visualiser chaque dépense en temps réel, pour bien suivre les dépenses de la demande d’achat au paiement, pour définir les budgets sur mesure par salarié et pour choisir qui peut accéder aux demandes d’achat, il est recommandé d’utiliser des cartes de paiement connectées à une application spécialisée.
La comptabilité sera simplifiée en utilisant ce type de carte, car on peut récupérer automatiquement les factures et classer les paiements par catégorie. Elle permettra également de limiter les frais professionnels en définissant les notes par mois, par employé et par transaction. Les salariés n’auront plus besoin de prendre des avances et la gestion des notes de frais sera facilitée. Pour éviter de collectionner les factures, les utilisateurs pourront prendre les divers reçus en photo avec le téléphone et tout sera sauvegardé.
Un suivi centralisé de chaque dépense
Afin d’avoir un aperçu sur les paiements en temps réel, tout achat s’affichera sur le tableau de bord du mobile. Il est alors possible de définir et limiter les budgets, établir les règles d’approbation en un seul clic. La gestion des abonnements sera plus simple à gérer car l’application permet de retrouver tous les abonnements des équipes de l’entreprise.
La comptabilité sera mille fois plus simplifiée, car on peut tirer un trait sur la chasse aux factures. Les pièces manquantes et les paiements des retardataires seront relancés en un rien de temps. Importer directement les pièces associées dans le logiciel comptable, cela facilite amplement le travail de comptable. La procédure de remboursement des notes de frais sera ainsi moins compliquée à exécuter.
Pour garder un œil sur tous les mouvements de l’entreprise (qui a dépensé quoi, quand et comment ou pourquoi), une catégorisation automatique est faisable. Avant, les paperasses volantes couvraient les bureaux ainsi que les classeurs de dossiers et les buffets et étagères de rangements bureautiques. Le temps a changé et a apporté une amélioration réelle sur la gestion de la finance des entreprises. Tout peut être automatisé en un seul geste et on peut dire au revoir à toutes ses feuilles volantes de bureau d’autrefois.
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