Les projets sont indissociables dans la vie d’une entreprise. Ils ont pour objectif d’améliorer le rendement et l’efficacité. Pour réussir un projet, il faut réunir un membre d’équipe apte à concrétiser l’idée. Pourtant, les collaborateurs possèdent souvent des compétences différentes. À cela s’ajoutent les contraintes liées aux facteurs temps ou conflits. Pour gérer tous ces aspects, il est nécessaire de désigner trois acteurs majeurs.
Le comité de pilotage
Avant de commencer un projet, il est essentiel de nommer un comité de pilotage. L’équipe sera le garant du succès du projet grâce à son rôle de contrôleur. Elle intervient principalement pour valider les stratégies apportées par le chef de projet.
En pratique, le chef de projet est amené à présenter une feuille de route qui constituera la ligne directrice du dessein. Il attendra ensuite l’aval du comité.
Le comité de supervision est composé de plusieurs cadres de l’entreprise. Des tiers externes à la société peuvent aussi être conviés en tant que membres. Cependant, le projet doit être destiné pour un organisme étranger à la société, par exemple les clients. L’assemblée sélectionnée doit seulement avoir une influence sur l’équipe chargée de réaliser l’idée.
À la fin du projet, ce comité sera dissous. Les membres reprendront à nouveau leurs anciennes attributions au sein de l’entreprise. Cela dit, ils ne sont pas tout de suite déchargés de leurs fonctions. De plus, il faut attendre quelque temps pour voir la portée du projet. Autrement, il est essentiel de vérifier son succès et son impact réel.
Le comité de suivi
Après le lancement du projet, la mise en place d’un comité de suivi est incontournable. Il est chargé de résoudre les conflits observés entre les parties prenantes lors de chaque étape. Il veille aussi au respect des temps impartis à l’atteinte de chaque point.
Quand les stratégies du chef de projet parlent de 30 jours pour le succès d’une étape, ce comité devra garantir le respect du délai.
Le facteur temps est intimement lié au budget. Les vérifications régulières s’imposent systématiquement pour éviter un éventuel dépassement des coûts. Si tel est le cas, les stratégies du chef de projet pourraient être remises en question. Lors de l’évaluation, il est essentiel d’estimer les écarts entre les objectifs prédéfinis et le réel. Pour ce faire, il existe les outils de reporting.
Au cas où les écarts démontrés dans les tableaux de bord sont importants, l’équipe devra apporter des solutions en opérant des actions correctrices. Dans ce cas, il est conseillé d’organiser des réunions avec le comité de supervision et le chef de projet. Grâce à ces réunions, il est essentiel d’appliquer des stratégies différentes à celles convenues au départ.
Choisir le bon chef de projet
Le chef de projet a pour mission de mener à bien le projet. Il peut être un collaborateur de l’entreprise ou un consultant externe. Son profil dépendra de la nature du projet. Si l’entreprise compte améliorer la qualité de travail des employés, elle confiera la tâche à un responsable des ressources humaines.
Le chef de projet constituera une équipe projet selon ses aspirations. Il est responsable des actions individuelles et de groupe. Il doit demander des rapports en continu sur les opérations qu’un collaborateur accomplit durant une période. Il attribuera parfois les tâches en fonction du type de management appliqué au sein de l’entité.
Il communiquera ensuite toutes les étapes franchies auprès du comité de supervision. D’ailleurs, il est désigné par ce même groupe. Durant le projet, il peut modifier l’organigramme de l’entreprise.
En principe, l’idéal est d’aplanir la structure hiérarchique. De ce fait, le chef de projet pourra facilement chapeauter le travail de chacun. Il est aussi l’interface entre les directions et les entités en lien avec le dessein.