Comment trouver une salle de réunion adéquate ?

La réunion fait partie de la vie d’une entreprise, durant laquelle tous les personnels se réunissent dans une même salle pour aborder plusieurs sujets. Elle doit être ainsi bien préparée, dont le choix de la salle est l’une des plus importantes. Toutefois, trouver une salle de réunion adaptée à ses besoins n’est pas toujours facile.

Le budget avant tout

Bien que le choix de la salle de réunion dépende avant tout du nombre de participants, c’est votre budget qui compte dans un premier temps. Ainsi, tenez compte de l’importance de votre réunion. Heureusement, il est de plus en plus facile actuellement de trouver une salle de toutes les tailles grâce à des sites spécialisés. Grâce à ceux-ci, vous pouvez effectuer des recherches par endroit. Le site kactus.com permet par exemple de trouver une salle de réunion adaptée à vos besoins à Bordeaux, que ce soit une grande salle pour accueillir des partenaires venant de l’étranger, ou des petites salles pour une réunion entre collaborateurs.

La date et la durée de la réunion

Ensuite, tenez compte de la date de la réunion ainsi que sa durée. N’hésitez pas à demander la disponibilité de chaque participant pour fixer une date. Celle-ci est très importante car le tarif peut changer en fonction des périodes. Si la réunion se passera pendant les fêtes par exemple, vous devez réserver la salle quelques mois à l’avance. Si votre réunion dure une journée ou plus, il faudrait peut-être un établissement avec un service de restauration.

Les commodités de la salle de réunion

Vous devez également prendre en compte les commodités de la salle de réunion. Elle doit être dotée d’un minimum d’équipements pour assurer le bon déroulement de votre réunion. On entend par minimum d’équipements, le vidéoprojecteur, le tableau blanc, le système de visioconférence ou encore les blocs-notes. Sans oublier la connexion internet, la machine à café, la micro-onde ou encore les bouteilles d’eau. Renseignez-vous si la salle peut vous fournir tout cela afin que vous puissiez apporter ce qui manque.

Les caractéristiques et la disposition de la salle

Si vous souhaitez avoir la salle parfaite pour votre événement, ne négligez pas ses caractéristiques. A-t-elle une terrasse ? La climatisation fonctionne bien ? Qu’en est-il des personnes à mobilité réduite ? Pensez également à des éléments comme la disposition des places par rapport à la lumière du jour, la livraison des repas ou encore la cuisine partagée. En ce qui concerne sa disposition, il faut savoir que sa configuration aura un impact sur l’efficacité de votre réunion. Est-elle en théâtre, en U, en table ronde ou en salle de classe ?

Les autres caractéristiques à prendre en compte

Il est important de savoir que la modularité d’une salle est importante car cela permet d’accueillir facilement le comité d’entreprise. Cela peut être assez difficile dans un auditorium où les sièges sont fixes. Si vous avez trouvé une salle pouvant acculer 50 personnes à un tarif très attractif alors que vous n’êtes que 10, cela créera une sensation de vide. En revanche, si vous êtes 51 alors que la salle ne peut accueillir que 50 personnes, ne pensez pas qu’une seule personne ne fera pas la différence.