Comment gérer les projets en temps de crise ?

Quand la situation économique se tend, les projets font souvent partie des premières cibles des arbitrages (investissements gelés, absence de visibilité). Est-ce toujours la bonne réponse ?

Les impacts sur le portefeuille projets et les ressources projets sont directs. La crise amène à revoir les clés de décision et elle impose des réajustements du management des ressources, mais peut-être pas toujours vers le moins …

Le bon sens paysan au service des projets ?

En période de « vache maigre », on pense spontanément à réduire la vitesse de croisière. On arbitre en défaveur des projets à faible ROI, des projets avec un alignement stratégique faible, des projets nécessitant de lourds investissements.

Même si sacrifier les projets, c’est hypothéquer l’avenir, la criticité des situations ne permet pas toujours de faire l’économie des économies. Dès lors il faut revisiter l’intégralité de son portefeuille projet. L’intégralité, c’est-à-dire les demandes de projet et les projets en cours. C’est une erreur fréquente de ne pas savoir arrêter un projet lancé. Les hypothèses d’avant-projet ont nécessairement évolué et parfois en défaveur du projet. Celui-ci peut tout à fait bien se dérouler mais sa légitimité peut être fragilisée avec un ROI plus incertain.

Les situations économiques délicates accentuent également les risques. Sous couvert d’inertie, on rechigne à stopper un projet, mais cela peut souvent être la bonne décision. Ces décisions difficiles du renoncement ou du non lancement nécessitent d’être argumentées. Il est indispensable d’objectiver les choix. On tirera pleinement avantage d’utiliser des logiciels de gestion de portefeuille de projet comme Project Monitor, Primavera, ou HP PPM. Ils permettront de croiser des données d’arbitrage et des reporting sur la situation des projets.

Faut-il avoir des contre-réflexes pour le pilotage des projets ?

Pour mettre fin à l’aquaplanning, la bonne réaction n’est pas de freiner mais d’accélérer. Et s’il en allait de même pour les projets ? Car ne pas lancer de projet, c’est aussi prendre des risques sur différents registres :
–    Ne pas préparer son futur avec l’enrichissement de son offre, l’optimisation de son fonctionnement
–    Démotiver ses ressources internes en ne leur proposant pas de nouveaux challenges
–    Participer et entretenir à son échelle la morosité économique

Si l’entreprise dispose de ressource dédiée aux projets, c’est aussi l’occasion de les mobiliser sur des projets moins gourmands en ressources financières. Il existe toujours dans les portefeuilles des projets moins stratégiques ou aux résultats sur le long terme, non lancés par manque de disponibilité des ressources. Une baisse dans les plans de charge est une opportunité de les lancer. C’est aussi l’occasion de parfaire des projets déjà terminés en travaillant sur leur capitalisation. Cela évite également les démotivations des équipes souvent constatées dans les phases « inter-projet » (appelé inter-contrat dans les sociétés de service).

Si la situation est difficile pour soi, elle l’est également pour les autres et particulièrement les entreprises qui vivent du projet. C’est l’occasion de se poser la question de la sous-traitance ou de l’externalisation. Les taux journaliers des prestations des SSII sont en corrélation directe avec l’ambiance économique. Pour limiter le taux d’inter-contrat, les tarifs peuvent être sérieusement revus à la baisse. Il en va de même pour des corps de métier comme le bâtiment et plus généralement tous les métiers du service qui vivent directement du mode projet.

La limitation des budgets incite également à la créativité et à trouver des réponses alternatives. Les projets à financement « open bar » ne sont pas toujours garantis de succès. Les restrictions peuvent forcer à trouver des solutions. « Faîtes aussi bien mais avec moins de moyen » peut être vu comme une incitation et non une sanction. Et si on faisait de la crise une opportunité pour les projets ?